Lägger du tillräcklig vikt vid planering?

Många känner stor stress i vardagens arbete, där allt fler saker ska hända på alldeles för kort tid. En hel del uppgifter läggs på i en redan full korg, men få uppgifter tas bort. Det finns dessutom en tendens till att ha en övertro på tiden och vad den faktiskt kan räcka till för. Vi  konstaterar alltså att tiden inte räcker, men gör väldigt lite för att hitta lösningar och därmed förändra sättet vi arbetar på, så att tiden kan räcka.

“Varje system är perfekt designat att ge det resultat det ger” skrev Paul Batalden och har många poänger i det. Oavsett om vi menar ett produktionssystem eller min egen tidsplanering, så gäller samma sak. Systemet är perfekt designat för att ge sitt enda resultat. Vi behöver alltså ändra i systemet för att kunna få ett annat resultat. Det hjälper inte att jag varje vecka konstaterar att tiden inte räcker till, om jag inte också är beredd att göra förändringar i mitt “system” för att nå en förändring. Det har nämligen aldrig räckt att prata om vad som är tokigt, vi behöver agera för att kunna ändra.

En viktig byggsten i att få tiden att räcka till, är att bli en fena på att planera. Alla skulle verkligen kunna planera riktigt bra, men få gör det!

Tips på vägen:

  1. Var realistisk i din bedömning av hur mycket tid en uppgift tar
  2. Boka inte hela din kalender full. Du måste ha luft för att hinna agera på en del viktiga snabba bollar
  3. Bli bra på att bedöma hur akut en uppgift egentligen är (snabb boll eller inte). Låt inte någon annan bestämma över din prioritering
  4. Undvik att ta frågor/problem på stående fot, när du är på väg till något helt annat.
  5. Samla ihop dina uppgifter i större block, svara inte på mail i tid och otid. Boka istället av tid när du tar hand om mail/digitala kanaler.
  6. Sluta spring i ekorrhjulet, avsätt istället tid för att planera. Ingen plan kommer till av sig självt.

Arbetar du som chef är detta mer än viktigt. Du måste ha koll på din egen övergripande planering om du ska kunna ge rätt typ av mål/strategier/planer för ditt team och dina medarbetare. En av kriterierna vi har i vårt digitala verktyg handlar om förmågan att planera och strukturera sin arbetstid. Planering bygger nämligen framgång.

Glöm därför inte: Att beskriva en stressad och jobbig vardag impar inte på någon. Däremot att vara en person med koll och god planering, är värd respekt!